Departament IT intern, externalizat, sau amândouă?
Întrebarea apare în fiecare firmă care crește: angajăm un om de IT sau lucrăm cu o firmă? Răspunsul cinstit e că depinde de mărime și de ce aveți de administrat, și că, destul de des, varianta bună e o combinație. Hai să punem opțiunile una lângă alta, cu avantajele și limitele fiecăreia.
Omul intern: aproape, dar singur
Un specialist angajat are un avantaj pe care nicio firmă externă nu îl egalează complet: e acolo, cunoaște oamenii și află de probleme înainte să devină tichete de suport. Pentru companiile mari, cu sute de utilizatori și aplicații proprii, departamentul intern nici nu e o opțiune, e o necesitate.
Limitele se văd la firmele mici și mijlocii. Un singur om costă lunar cât câteva zeci de abonamente, are concedii și zile de boală, iar într-o zi își dă demisia, și odată cu el pleacă parolele, configurările și istoricul, dacă nimeni nu l-a pus să le documenteze. Mai e și problema acoperirii: același om ar trebui să se priceapă la rețea, la servere, la licențe și la securitate cibernetică deopotrivă, ceea ce în practică nu se întâmplă.
Firma externă: lată, documentată, cu termene
O echipă externă întoarce exact punctele astea. Nu pleacă toată odată în concediu, acoperă mai multe specializări decât poate un singur om și lucrează cu termene scrise în contract, la noi, cel mult o oră la incidentele critice. Tot ce ține de firma ta e documentat din prima zi, pentru că fără documentație o firmă externă nici nu poate funcționa: inventar, accese, istoric de intervenții.
Limita ei e distanța. Un furnizor extern nu va simți pulsul biroului ca un coleg de acolo, de-asta serviciul serios începe cu un audit la fața locului și continuă cu monitorizare 24/7, care înlocuiește o parte din „a fi acolo" cu „a vedea tot".
Combinația: rutina afară, proiectele înăuntru
La firmele care au deja un om de IT, întrebarea „intern sau externalizat" e de multe ori pusă greșit, pentru că răspunsul bun e „și-și". Noi preluăm rutina, monitorizarea, actualizările, backup-ul, suportul de zi cu zi, iar omul intern rămâne cu proiectele și cu ce știe doar el despre firmă. El scapă de nopți și de „nu-mi merge imprimanta", firma scapă de riscul de a depinde de o singură persoană.
Împărțirea exactă se stabilește la audit, împreună cu el, nu peste capul lui. Din experiență, colaborările astea sunt printre cele mai liniștite: fiecare face partea pe care o face cel mai bine.
Cum decizi, practic
Sub câteva zeci de utilizatori, abonamentul extern câștigă aproape mereu calculul: costă o fracțiune dintr-un salariu, acoperă mai multe specializări și vine cu termene contractuale. Peste o anumită mărime sau cu aplicații proprii de administrat, omul intern devine necesar, iar firma externă rămâne stratul de rutină și de acoperire. Dacă vrei calculul făcut pe cifrele voastre, auditul gratuit exact cu asta se termină: o recomandare scrisă, cu argumente.